Scenariu: implementare Office 365 intr-o firma mica

inbound-marketing-for-small-businessesDespre beneficiile pe care Office 365 le poate aduce firmelor mici și mijlocii, dar și marilor companii, am scris deja. Prin urmare, cred că a venit momentul să trecem și la practică. Vă împărtășesc astfel un scenariu real de implementare a Office 365 într-o firmă foarte mică. Din motive de confidențialitate nu voi face public nici un detaliu ce ar putea conduce la identificarea acesteia.

Stadiu inițial: 3 angajați, dar se folosea o singură căsuță poștală găzduită pe un server POP3. Pentru schimbul de mailuri era folosit un client Outlook 2007 setat să descarce automat toate mailurile de pe severul POP3. Astfel datele puteau fi accesate doar de pe acel calculator. Ceilalți angajați nu aveau nicio căsuță poștală și foloseau adrese private pentru a comunica. Nu exista o bază de date comună a contactelor externe, iar fluxul de informație era foarte anevoios. În ceea ce privește partea de colaborare, fișierele erau partajate în rețea și puteau fi accesate doar din LAN. 

Scop: Implementarea unui sistem de messaging la nivel enterprise, dar cu costuri cât se poate de scăzute. Mobilitate mai mare în accesarea informațiilor și posibilitatea colaborării la distanță.

Procedură: Primul pas, și unul dintre cele mai importante a fost alegerea subscripției Office 365 potrivite. Acesta este un lucru foarte important și trebuie avută în vedere dezvoltarea firmei pe mai mulți ani.

Având în vedere că nu se doreau și programele din suita Office, a fost aleasă o subscripție E2, care costă aproximativ 6 EUR/utilizator/lună.

Pasul 2: Adăugarea domeniului în Office 365. Acest pas necesită schimbări în zona publică de DNS, iar acestea diferă de la un hosting provider la altul. Pentru validarea domeniului am adăugat un record TXT. În câteva minute schimbarea s-a propagat în DNS și domeniul a fost adăugat cu succes. Ulterior au fost adăugate și celelalte record-uri DNS necesare pentru: MX pentru mail, CNAME pentru Autodiscover, și un TXT pentru ca mailurile să nu fie identificate ca spam. Toate detaliile sunt afișate în consola de administrare a Office 365. Acestea pot fi trimise la DNS hosting provider, iar cei de acolo se vor ocupa sa adauge tot ce este de adăugat. Propagarea în DNS s-a făcut foarte rapid. În aproximativ 30 de minute toți acești pași au fost încheiați.

Pasul 3: User management. Apoi au fost creați trei utilizatori cu profil complet si adresa de mail sub forma user@domeniu.com. Fiecărui user i-a fost dată o licență, deci în total 3 licențe. Au mai fost create 2 shared mailbox-uri, unul sub forma office@domeniu.com. Importanța acestui tip de mailbox rezidă în faptul că este, în practică, un mailbox real, dar care poate funcționa fără licență. Astfel s-au creat 3 utilizatori, dar în total 5 mailbox-uri.

Managerul firmei a primit drepturi fullaccess și Send As pe amîndouă shared mailbox-uri, iar un alt utilizator a primit aceleași drepturi doar pe office@domeniu.com.

Timp total pentru acest pas: 15 minute.

Pasul 4: Configurare PC-uri. Pentru ca totul să meargă bine, pe cele trei calculatoare au fost instalate toate programele necesare pentru buna funcționare a Office 365. Au fost configurate profilurile de Outlook. Prin folosirea facilității de auto mapping, shared mailbox-urile apar automat în profilul utilizatorilor care au permisiunile necesare.

Conținutul vechiului profil Outlook unde erau stocate toate mailurile a fost exportat ca PST și importat apoi în noul profil, astfel încât utilizatorul să aibă la un loc toate mailurile.

Pentru că acest pas a necesitat lucru la 3 calculatoare timpul total a fost de aproximativ 2 ore.

Pasul 5: Testare Skydrive Pro. A fost testat SkyDrive Pro pe toate conturile. Fișierele încărcate pe SkyDrive pot fi acum partajate cu ceilalți utilizatori și accesate de pe orice calculator sau telefon mobil și de oriunde.

Situația actuală: toti utilizatorii au căsuțe poștale cu 50 GB spațiu de stocare. Contactele externe au fost adăugate la Global Adress List și pot fi folosite de utilizatori indiferent unde se loghează la Outlook Web Access.

Calendare perfect funcționale și vizibile între utilizatori.

Colaborare pe fișiere posibilă oricând, oriunde și de pe orice calculator.

Protecție anti-spam și anti-malware oferită automat prin Exchange Online Protection.

Costuri totale: 18 EUR/lună. Cu TVA și în lei, asta înseamnă în jur de 100 lei/lună pentru un serviciu de messaging la nivel enterprise.

Consider că această investiție este cu adevărat una excelentă, întrucât nu mai există niciun obstacol pentru productivitatea angajaților.

Dan Patrascu-Baba

Partner Technical Consultant at Microsoft
Azure PaaS and dev consultant, working for Microsoft. Mostly dealing with Microsoft Azure services, ASP.Net Core, AngularJS, Javascript. Helping partners and customers to write good code and to architect their cloud and hybrid solutions.

4 thoughts on “Scenariu: implementare Office 365 intr-o firma mica

  1. Judson Abbott

    On-Premises – All servers are placed in your network. The preferred deployment if you want to use Enterprise Voice, Call Admission Control, multi-national coverage or 3rd-party applications. Online/Cloud-Based – All Lync services run in the cloud, using Office 365. Quick to set up and no hardware cost, but some services are not available (particularly Voice). I’ve mentioned the limitations of Lync Online before. Hybrid Deployment – A combination of the above. Some users are on Office 365; others are based in your network. Useful for branch offices or a migration.

  2. Ionut Duma

    Ceva asemanator se poate face pe outlook.com gratis, poti implementa si custom domain, singura diferenta daca nu ma insel e ca nu ai skydrive pro deci nu ai 50 gb per user ci doar 7

    Best regards,
    Ionut

  3. Dan Patrascu-Baba Post author

    Ionut, pe outlook.com iti faci o adresa de mail, poate chiar si cu custom domain, dar nu administrezi mai nimic. Outlook.com este gandint ca un serviciu de mail personal, nu ca un serviciu de mail corporate si prin urmare lipsesc foarte multe facilitati. Nu as recomanda outlook.com ca o varianta de messaging business,

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *