Ce este Office 365 si de ce este un serviciu vital pentru firmele mici si mijlocii

office365Din păcate Office 365 este un serviciu Microsoft destul de puțin cunoscut în România, poate și din cauză că la noi cultura anteprenorială este încă destul de puțin dezvoltată. Pentru a explica cel mai bine ce înseamnă Office 365 cred că trebuie să pornim de la câteva exemple palpabile și scenarii bine cunoscute în rândul celor ce au avut curajul să încerce ceva pe cont propriu.

Pe când lucram în domeniul relațiilor publice am rămas mirat să tot primesc mailuri de la diferite firme, dar care veneau de pe adrese @yahoo.com sau @gmail. Oamenii porneau o afacere, dar uitau de cele mai multe ori un lucru fundamental: brandingul. Și oricât de complicat ar putea suna acest concept, totul pornește de la formarea unei identități, iar primul pas trebuie să fie, fără doar și poate, adrese de e-mail care să conțină domeniul propriu. Astfel, destinatarii pot asocia numele unei persoane cu firma pe care o reprezintă. Și de aici pornește totul. 

Să spunem că cineva își deschide o firmă, și o face ca la carte, cu plan de afaceri pe mai mulți ani. Acel cineva dorește ca toate mailurile pe care el și cei 3 angajați inițial le trimit să sosească la destinatari de pe o adresă ce se termină cu @firmamea.ro. Care ar fi opțiunile? Sunt destul de limitate. În primul rând va fi achiziționat domeniul @firmamea.ro, iar providerii de web hosting oferă de obicei și posibilitatea de a configura căsuțe de mail. Dar spațiul oferit este de cele mai multe ori foarte limitat, iar dacă se dorește un spațiu mai mare, trebuie plătit în plus.

De cele mai multe ori, ceea ce se oferă astfel este doar un simplu spațiu pe mail server și posibilitatea de a configura un client de mail, să zicem Outlook, folosind protocoalele POP 3 sau IMAP. Folosind POP3 mailurile sunt descărcate automat de pe mail server pe mașina locală unde a fost configurat clientul de mail. Prim IMAP, mailurile pot rămâne și pe mail server dar spațiul este limitat, prin urmare aceasta nu este o soluție viabilă. În cele din urmă, mailurile vor fi trimise de pe o adresă @firmamea.ro, dar vor exista mereu niște piedici uriașe ce duc, fără echivoc, la o scădere a productivității:

1. Mailurile vor fi accesibile doar pe computerul unde a fost configurat clientul de mail.

2. Fiecare angajat va avea un calendar propriu care foarte greu poate fi partajat cu ceilalți angajați.

3. Nu există aproape niciun control al fluxului de comunicare ce intră sau iese din firmă.

4. Nu există un address list global accesibil simultan pentru toți angajații, iar schimbările trebuie operate manual de fiecare angajat în parte sau de un administrator.

5. Nu poate exista un management central al sistemului de messaging.

6. Dacă ceva nu funcționează foarte greu poți găsi pe cineva care să te ajute.

Ei bine, cu Office 365 toate aceste piedici sunt doar niște amintiri urâte. Prin serviciul de Exchange Online, orice firmă, oricât de mică, poate beneficia practic de o infrastructură de messaging de ultimă generație și foarte ușor de gestionat și fără costurile ridicate pe care le presupune implementarea unui astfel de sistem on premise, pe servere proprii. Principalele beneficii aduse de Exchange Online sunt:

1. Mailboxuri de 50 GB pentru fiecare utilizator.

2. Posibilitatea de a accesa conținutul căsuței poștale de pe orice calculator oriunde în lume, de pe smartphone-uri și de pe tablete.

3. Posibilitatea de a partaja calendarele Outlook între toți angajații.

4. Address List Global, accesibil simultan pentru toți utilizatorii. Odată ce administratorul adaugă un contact nou în lista de adrese sau un nou utilizator, schimbările pot fi văzute aproape în timp real te toți utilizatorii.

5. Gestionarea fluxului de mesaje prin Exchange Online Protection.

6. Protecție anti Spam și anti malware.

7. Gestionarea mesajelor primite și trimise prin aplicarea unor politici de retenție ce pot fi setate în funcție de necesitățile juridice.

Dar Office 365 poate însemna mult mai mult decât atât. Prin Sharepoint Online orice firmă își poate configura în doar câteva minute un website public fără niciun cost adițional. Prin Lync Online, toți utilizatorii beneficiază de un sistem conferencing de ultimă generație, iar prin SkyDrive Pro utilizatorii pot partaja fișiere, astfel încât mai mulți angajați să poată lucra simultan pe același document.

Nu în ultimul rând, majoritatea planurilor Office 365 include suita de programe Microsoft Office 2013, iar administratorii beneficiază de suport gratuit din partea Microsoft.

Ca o concluzie, utilizând Office 365 firmele mici își sporesc automat productivitatea pentru că toți angajații sunt mereu interconectați, iar toate serviciile pot fi accesate de oriunde și de pe orice tip de dispozitiv. Practic, prin Office 365 și cea mai mică firmă devine o companie globală cu oportunități practic nelimitate.

 

Dan Patrascu-Baba

Partner Technical Consultant at Microsoft
Azure PaaS and dev consultant, working for Microsoft. Mostly dealing with Microsoft Azure services, ASP.Net Core, AngularJS, Javascript. Helping partners and customers to write good code and to architect their cloud and hybrid solutions.

8 thoughts on “Ce este Office 365 si de ce este un serviciu vital pentru firmele mici si mijlocii

  1. CG HiTech

    Foarte bun material. În ultimii 2 ani, în cadrul celor 2 ediții BizTech în Oradea, colegii de la Microsoft au ținut prezentări și au oferit Office 365 spre testare invitaților (inclusiv profesori universitari și rectori). Orădenii au răspuns pozitiv la Office 365, chiar dacă e o soluție nouă pentru piața locală.

  2. Dan Patrascu-Baba Post author

    Plus ca Office 365 este un serviciu foarte customizat pentru nevoile diferitelor tipuri de organizatii. Exista Office 365 pentru universistati si studenti, Office 365 pentru organizatii non-profit, Office 365 pentru administratia publica etc.

  3. Pingback: Office 365 si beneficiile pe care le aduce companiilor mari

  4. Pingback: Scenariu implementare Office 365 intr-o firma mica

  5. Pingback: Office 365, un serviciu centrat pe client

  6. Pingback: Scenarii de migrare a mailboxurilor in Exchange Online

  7. Pingback: Office 365 si administrarea prin PowerShell

  8. Pingback: Marierele stocarii de date spulberate de Microsoft! Spatiu nelimitat pe OneDrive

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *